個人覺得會議前期準備有五大步驟，今天在這兒給大家盤一盤。成都會議策劃
第一步：初步策劃/預估預算

初步策劃：首先是你活動的目的是什么？本人策劃執(zhí)行過近500人的活動，屬五星級酒店三天兩夜國內(nèi)500強企業(yè)管理年會活動全案，其中涉及接引、住宿、例會、晚宴、表演，等環(huán)節(jié)（僅廣告公司），此檔次年會預算總費用在50W起步，大部分費用是場地的住宿、例會餐飲；

預算：你要達到什么樣的效果？這個和你預算有很大的關系，預算多，能折騰的樣式的也多，作為甲方你第一需要對接的就是本公司負責人，再聯(lián)系酒店和廣告公司做出闡述活動大概規(guī)模結合三方建議估出大概預算上報審批；

第二步：后勤人員組織和時間安排 成都會議策劃
做出具體工作職責表和時間進度表，留有足夠的時間準備，大型會議建議提前30天準備，給活動視覺設計留有足夠的時間，并且通知廣告公司比稿，把場地物料布置和表演部分外包出去；
一定要有書面執(zhí)行方案，總負責人，責任到人，定期例會通報進度。

第三步：酒店選址
參考多家市內(nèi)同檔次酒店，并逐一實地調(diào)研，建議參考交通便利，離市中心區(qū)遠的高檔酒店；而且最好能試吃試住，酒店定好后帶廣告公司實地測量場地，并和公司行政部門確定與會人員名單，交于廣告公司設計邀請函，并送出。

第四步：會議物料布置和與會用品采購
這兩個可以交給專業(yè)的廣告公司和本集團采購，

第五步：會議現(xiàn)場
提前一到兩天多開彩排會議，保證隨時有問題隨時有人解決，其實以我個人的經(jīng)驗來看，只要前期策劃方案做的夠詳細，中間執(zhí)行環(huán)節(jié)不拖延，基本上沒有太大問題，如果對活動全案不了解，請參考廣告公司策劃經(jīng)驗。
希望我的回答能幫助到你。成都會議策劃